نکاتی برای مدیریت کارآمد ایمیل

 

عصر ایران: با استفاده از چد ترفند ساده می توانید عملکرد کارآمدتری در حساب کاربری ایمیل خود داشته باشید. برخی از این ترفندها از کارکردهایی که در اکثر برنامه های ایمیل یافت می شوند سود برده، و برخی دیگر را می توانید با توجه به عادات خود تغییر داده تا گردش کار حساب ایمیل را ارتقا دهید. این ترفندها به بازسازی چگونگی استفاده از ایمیل کمک کرده و اندکی آینده نگری را هنگام حذف و یا آرشیو ایمیل ها در اختیار کاربر قرار می دهند. 

حذف ایمیل ها

با آغاز روز کاری و هنگامی که صندوق ایمیل خود را باز می کنید، نخستین گام برای مدیریت ایمیل ها، حذف پیام های غیر ضروری بدون باز کردن آنها است. این اقدام را می توانید پیش از باز کردن ایمیل های مهم و اولویت دار خود انجام دهید.

به خاطر داشته باشید که انتقال ایمیل های غیر ضروری به سطل آشغال صندوق ایمیل موجب حذف فوری آنها نمی شود. بر همین اساس، اگر در طول روز متوجه شدید که به ایمیلی نیاز دارید می توانید آن را به صندوق دریافت خود باز گردانید. حتی اگر 10 درصد از ایمیل هایی که نیازی به باز کردن ندارند را شناسایی کنید، در شرایط بهتری برای آغاز فعالیت های روزانه خود قرار خواهید داشت.

خلاصه نویسی

هنگام نوشتن ایمیل به صورت روشن و آشکار به هدف و منظور اصلی خود اشاره کرده و تا حد ممکن از چند کلمه استفاده کنید. برخی مواقع نیاز دارید که ایمیل خود را به صورت رسمی تهیه کنید، اما در بسیاری موارد دیگر می توانید از جملات کوتاه برای مکاتبات ایمیلی خود سود ببرید. بر همین اساس، تا حد ممکن از زبان کوتاه، روشن و ساده استفاده کنید.

هنگامی که تلاش می کنید به صورت کوتاه و مفید مطلب خود را بیان کنید، "لحن" از اهمیت ویژه ای برخوردار می شود. برای جلوگیری از این ایجاد حالتی غیر دوستانه، شکل مثبت به جملات خود بدهید. به عنوان مثال، به جای آن که بنویسید "این گزارش ها اشتباه هستند" می توانید از "گمان می کنم این گزارش ها اشتباه هستند" و یا "این گزارش ها ممکن است اشتباه باشند" استفاده کنید.

استفاده مجدد از پیام های ارسال شده

اگر پیام های خاصی مانند تاییدیه یک گزارش وجود دارند که باید بارها و بارها آنها را ارسال کنید، از ارسال مجدد پیام ارسال شده با استفاده از آخرین ایمیل استفاده کنید. در بخش موضوع، "Re:" را حذف کرده، جزئیات جدید را در صورت نیاز اضافه کرده و ایمیل را ارسال کنید.

استفاده مجدد از بخش موضوع

استفاده مجدد از پیام های ارسال شده بهره وری کاربر را با کاهش میزان نوشتن افزایش می دهد. استفاده مجدد از بخش موضوع نیز کاربر را قادر می سازد تا سریع تر و آسان تر به حذف و یا آرشیو پیام های قدیمی اقدام کند.

استفاده از گروه ها

اگر به طور مکرر به گروه هایی مشابه از مردم ایمیل ارسال می کنید می توانید از آنها یک گروه تشکیل دهید. در نرم افزار اوت لوک، این گروه "فهرست توزیع" نامیده می شود. از این طریق نه تنها در زمان صرفه جویی می کنید، بلکه می توانید از تاکتیک های حذف آسان نیز استفاده کنید.

دسته بندی برای حذف

هنگامی که قصد حذف کردن ایمیل های خود را دارید اقدام به دسته بندی پیام ها بر اساس اندازه فایل و یا پیوست کنید. با یک نگاه می توانید مشخص کنید که کدام یک اثربخشی بیشتری خواهند داشت. می توانید در ابتدا به حذف ایمیل های ارسال شده اقدام کنید.

گروه مناسب دیگر پیام ها برای حذف، ایمیل های روتین به ویژه آنهایی که در استفاده مجدد کاربرد دارند، هستند. هنگامی که ایمیل های خود را بر اساس موضوع و برای حذف دسته بندی می کنید، دو یا سه نمونه اخیر آنها را نگهداری کنید تا روند استفاده مجدد را ادامه دهید.

بستن ایمیل هنگام نیاز به تمرکز

برنامه ایمیل خود را هنگام انجام کارها و ظایفی که نیاز به تمرکز کامل دارند، ببندید. باز بودن برنامه ایمیل ممکن است کاربر را برای بررسی دوباره صندوق دریافت و مشاهده ایمیل های جدید وسوسه کند. خروج از حساب ایمیل به طور کامل موجب حذف این احساسات می شود.

استفاده از پاسخ خودکار

اگر هنگامی که از ایمیل خود خارج شده اید نگران دریافت پیام هایی که به موضوعی مهم اشاره دارند، هستید می توانید از امکان پاسخ خودکار استفاده کنید. در ایمیل پاسخ خودکار به این موضوع اشاره کنید که اگر کار ضروری دارید، لطفا با من تماس تلفنی بگیرید.

حذف و یا ارسال به بخش پوشه ها

باقی گذاشتن ایمیل های غیر ضروری در در صندوق دریافت اقدامی بی فایده و منحرف کننده بوده و تنها این نکته را به شما یادآوری می کنند که چه کارهایی را دوست دارید انجام دهید، اما نمی توانید. اگر حذف ایمیل های این چنینی دشوار به نظر می رسد می توانید پوشه ای را در ایمیل خود ایجاد کرده و آنها را حداقل از صندوق دریافت خارج کنید.

خالی کردن سطل آشغال

سطل آشغال ایمیل خود را روزانه و یا در پایان هفته خالی کرده و همواره این کار را در پایان روز انجام دهید. خالی کردن مکرر سطل آشغال شامل خطراتی مانند از دست دادن ایمیل های مهمی می شود که به صورت تصادفی حذف شده اند. بر همین اساس، انجام این کار در پایان روز انتخاب خوبی محسوب می شود.

اکثر برنامه های ایمیل مانند مایکروسافت اوت لوک، یاهو میل و جی میل گوگل دارای ویژگی پاکسازی خودکار سطل آشغال هستند که می توانید بازه زمانی آن را مشخص کنید. اگر فراموش می کنید سطل آشغال ایمیل خود را خالی کنید، انتخاب این ویژگی توصیه می شود.